L’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) établit un lien entre l’Europe et l’Amérique du Nord, au sein d’une alliance de défense et de sécurité unique en son genre. Aujourd’hui, l'« Alliance » est engagée dans un large éventail d'activités visant à promouvoir la coopération internationale et à relever les nouveaux défis du XXIe siècle dans le domaine de la sécurité. En tant qu’agent civil de l’OTAN, vous devez vous attendre à exécuter diverses fonctions afin de soutenir le secrétaire général dans les activités quotidiennes de l'Alliance, avec le concours d’experts et de responsables officiels des pays membres de l’OTAN.

Le Secrétariat international (SI) de l’OTAN propose des emplois exigeants et enrichissants dans différents domaines allant de l’élaboration de politiques, de la promotion du dialogue et de la mise en œuvre de programmes d’orientations à la fourniture de services et d’un soutien permettant le fonctionnement efficace et sans heurts de l’Organisation, ainsi qu’à la gestion et à l’affectation des ressources.

Intégrer le Secrétariat international signifie travailler avec des collègues de 31 nationalités différentes, ainsi qu'avec les délégations nationales, des représentants des pays membres et des pays partenaires de l'OTAN et des membres de l’État-major militaire international. Il s’agit d’un environnement multiculturel très stimulant.

Au travers de la politique des ressources humaines qu’elle applique, l’OTAN reste résolument déterminée à offrir un environnement de travail exempt de discrimination ou de harcèlement, assurant l’égalité des chances indépendamment du sexe, de la race ou de l’origine ethnique, de la religion, de la nationalité, d’un handicap, de l’âge ou des préférences sexuelles. Sans vouloir instaurer de quotas, l’OTAN cherche à garantir que son personnel reflète la diversité culturelle et historique des pays qu'elle sert, tout en préservant un équilibre hommes-femmes approprié. L’objectif est que l’Organisation s’enrichisse de la diversité naturelle de ses employés internationaux.

Le Secrétariat international est situé dans la belle ville de Bruxelles en Belgique, considérée par beaucoup comme la capitale et le cœur de l'Europe, à proximité immédiate d'autres pays et capitales.

Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

En savoir plus sur la Politique OTAN pour le développement de l’intégrité

Le RPC est un document approuvé par le Conseil de l’OTAN qui régit l'administration du personnel civil. Les dispositions contenues dans ses nombreux articles et annexes engagent mutuellement les agents et l’OTAN. Chaque agent qui rejoint le Secrétariat international de l’OTAN reçoit un exemplaire du RPC.

Travailler au sein de l’OTAN, c’est également s’attacher à faire preuve d’une intégrité, d’une impartialité, d’une loyauté, d’un sens des responsabilités et d’un professionnalisme dignes de la plus grande confiance. Ces cinq valeurs fondamentales - et les principes qui les illustrent - constituent la base du présent code, qui guidera la conduite de l’ensemble du personnel, civil et militaire, de tous les organismes de l’OTAN. Le code définit le cadre et les normes relatifs au comportement personnel et professionnel attendu des personnes qui se sont vu confier un poste au sein de l’Alliance.

En principe, un contrat de durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une nouvelle période, est offert lors de l’embauche. Un contrat peut ensuite être offert pour une nouvelle période sous réserve d’une décision fondée sur divers facteurs, parmi lesquels la confirmation de la nécessité de maintenir le poste, la performance de l’agent et la nécessité d’une rotation. Pour certains postes, il est possible de demander un contrat de durée indéterminée tandis que court le deuxième contrat. Veuillez vous reporter aux dispositions spécifiques qui apparaissent dans tous les avis de vacance de poste.

Dans le cadre de leurs fonctions à l’OTAN, des agents (civils) peuvent être déployés dans des endroits autres que leur lieu d’affectation principal pour effectuer des tâches à l’appui d’opérations approuvées par le Conseil. Ces déploiements sont soumis à des conditions et à des procédures spécifiques.  Celles-ci sont détaillées dans une politique approuvée par le Conseil de l’OTAN et dans les directives d’application du Secrétariat international. L’agent doit passer par un certain nombre d’étapes préparatoires pour que son déploiement soit autorisé, et ce afin qu’il bénéficie d’un soutien administratif et d’une protection adéquats. Ces étapes comprennent la formation préalable au déploiement, les immunisations, les formalités en matière d’assurance, et la réception d’un équipement et de vêtements de protection.

La diversité du personnel : un atout

En tant qu'organisation internationale, l'OTAN se caractérise par la diversité de son personnel. Elle regroupe des personnes qui n'ont pas les mêmes origines, les mêmes cultures, les mêmes valeurs, et qui travaillent et pensent différemment. Parce qu’elle bénéficie grandement de cette diversité de pensée, d’énergie et de perception dans l’exécution de son mandat, l’Organisation encourage et recherche les différences. Elle entend créer un environnement qui favorise au maximum le potentiel de chaque agent et reconnaisse la richesse de chacun. Cela est d’autant plus important que l’évolution du contexte de sécurité international fait s’élargir la gamme des compétences et des qualifications dont l’Organisation a besoin.

Des différences qu’il faut gérer

Pour qu’elle puisse déployer pleinement ses effets, la diversité doit être gérée. Axée sur la recherche d’un bon équilibre des compétences, l’approche stratégique de la gestion des ressources humaines vise à faire en sorte que l’Organisation dispose de personnel compétent et qualifié, dont les mérites soient évalués selon des critères objectifs, pertinents et transparents. L’Organisation met tout en œuvre pour que la performance et la satisfaction du personnel soient optimales. Elle assure l’égalité des chances à tous ses agents, sur la base du mérite de chacun.

La diversité, ça nous concerne !

La diversité est faite de ce qui nous différencie les uns des autres. Être attaché à la diversité, c’est reconnaître tout ce qu'un personnel venu d'horizons divers peut apporter de positif. C'est aussi respecter et apprécier ceux qui sont différents de nous-mêmes.

Il y a égalité des chances quand les possibilités d’avancement sont les mêmes pour tous les agents, indépendamment de toute caractéristique n’ayant aucun lien avec les qualités et les compétences nécessaires pour une certaine fonction. Pour assurer l’égalité des chances, il est souvent nécessaire de traiter les gens différemment, d’une façon qui soit juste pour eux et adaptée à leurs besoins.

Pour que ce concept devienne réalité, le Secrétariat international a adopté en 2003 une politique relative à l’égalité des chances et à la diversité.

Le Secrétariat international de l’OTAN encourage le recrutement de conjoints ou de proches parents. Bien qu’il y ait certaines restrictions concernant l’emploi simultané de proches parents dans la même unité d’organisation, les conjoints ou proches parents d’agents peuvent être engagés pour des contrats temporaires ou de courte durée au sein du Secrétariat international.

Les candidat(e)s doivent être ressortissant(e)s d’un pays membre de l’OTAN, avoir des compétences dans une discipline pertinente pour l’Alliance et maîtriser l’anglais ou le français (une bonne connaissance de l’autre langue étant un atout).

Le Secrétariat international est particulièrement intéressé par des candidat(e)s qui ont un bagage dans des domaines comme la diplomatie, l’élaboration de politiques, le management, les relations publiques, la gestion de projets, l’informatique, le secrétariat ou le soutien administratif, ou encore dans des métiers techniques, qui résident déjà à Bruxelles et qui sont titulaires d’une habilitation de sécurité.

Les engagements peuvent être ponctuels (par exemple pour quelques heures par semaine ou pour certaines périodes uniquement, selon les besoins).

Pour plus d’informations, on consultera la page Personnel temporaire sur le site des RH.

Les horaires de travail réguliers du Secrétariat international sont de 8h30 à 17h30 (15h30 le vendredi) avec une pause déjeuner d’une heure. Cependant, il est possible d’adapter l'horaire de travail en fixant un planning personnel établi sur une ou deux semaines, à condition que le nombre d’heures de travail soit de 38 par semaine au total. Un tel horaire variable est bien entendu soumis à l’approbation du supérieur hiérarchique et ne peut pas aller à l’encontre des nécessités du service.

Le travail à temps partiel est également possible. En fonction des exigences du poste et du service, un agent peut être autorisé à travailler un certain nombre d’heures correspondant à un pourcentage déterminé de l’horaire régulier. Le salaire payé sera bien entendu réduit en proportion.

Suite à l'approbation par le Secrétaire Général de la politique linguistique révisée, une directive d'application (PDF/54Kb) a été développée pour le Secrétariat International, prenant effet le 16 juin 2011.

Les candidats postulant pour des postes du Secrétariat International de l'OTAN sont invités à consulter la table d'équivalence (PDF/12Kb) entre les niveaux linguistiques du SI de l'OTAN et les standards internationaux de certification linguistique.

Les congés annuels sont de 30 jours, soit 2,5 jours ouvrables par mois. Après la période probatoire, ces congés sont cumulatifs et peuvent être pris à l’avance avec l’autorisation du supérieur hiérarchique.

Un congé dans les foyers est accordé aux agents ayant droit à l’indemnité d’expatriation et ne possédant pas la nationalité du pays de séjour. Ce congé est d’une durée de huit jours ouvrables tous les deux ans de service, augmentée de la durée du voyage aller et retour calculée sur la base du moyen de transport en commun le plus rapide. Les frais de voyage de toute la famille (agent, conjoint et enfants à charge) sont remboursés à condition que les dates coïncident avec celles du congé dans les foyers pris par l’agent.

Les agents paient une prime à titre de cotisation à l’assurance maladie, invalidité et vie.

Celle-ci couvre :

• un remboursement partiel des frais médicaux pour les agents, leur conjoint et les enfants à charge ;
• un remboursement intégral des frais médicaux pour les agents en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• une pension d’invalidité si l’agent est reconnu invalide ;
• le versement d’une somme en cas de décès de l’agent.

En cas de contentieux, cet article du contrat avec Allianz (PDF/88Kb) est d’application.

En tant qu’agent de l’OTAN, vous serez affilié(e) au régime de pensions à cotisations définies (DCPS) de l’Organisation.

Le DCPS est un régime de pensions entièrement capitalisé, financé par les cotisations de l’Organisation et des agents. Ces cotisations, auxquelles s’ajoutent les intérêts générés par leur placement, sont utilisées exclusivement pour le versement des pensions et prestations de retraite et des honoraires s’y rapportant.

Dans le DCPS, chaque affilié(e) a un compte ouvert à son nom. Ses cotisations (8 % de son salaire de base) et celles de l’employeur (12 % de son salaire de base) sont versées chaque mois sur son compte. L’affilié(e) a en outre la possibilité de verser jusqu’à 5 % de son salaire de base à titre de cotisation volontaire supplémentaire.

L’OTAN a désigné un prestataire externe comme administrateur du régime. Ce prestataire gère le site web du DCPS, qui permet aux affiliés de consulter, suivre et gérer leur compte de pension ainsi que de bénéficier de services en ligne comme le traitement de leurs demandes de réaffectation de leurs avoirs entre les fonds proposés pour les placements dans le cadre du régime. Les affiliés peuvent également y trouver des informations sur les pensions (fournies par l’Unité Pensions de l’OTAN) et sur la performance des fonds, de même que les réponses aux questions fréquemment posées et des liens utiles.

Les avoirs sont placés dans des fonds gérés commercialement, de manière à constituer petit à petit un capital qui, le moment venu, pourra être converti en pension de retraite. L’affilié(e) a la possibilité de décider lui/elle-même de la formule de placement de ses avoirs. Ceux-ci peuvent être placés dans un ou plusieurs fonds parmi un éventail qui en comprend 11 (deux fonds monétaires, cinq fonds obligataires et quatre fonds en actions).

Le compte de l’affilié(e) sera crédité ou débité selon le rendement de ses placements, qui pourra être positif ou négatif. Le règlement du DCPS, qui a été approuvé par les pays de l’Alliance, stipule que l’OTAN n’est pas tenue responsable des pertes que les placements pourraient subir du fait de fluctuations sur le marché des capitaux.

Les avoirs que vous détiendrez dans le DCPS au moment de votre départ à la retraite seront fonction des cotisations versées et du rendement des fonds dans lesquels vous aurez choisi d’investir. Le rendement futur de vos placements n’étant pas connu, les prestations que vous recevrez ne sont PAS connues à l’avance. Si le rendement est élevé, vos avoirs augmenteront et, partant, les prestations de retraite seront plus élevées ; à l’inverse, si le rendement est faible, les prestations seront moindres.

Si vous quittez l’OTAN après avoir cotisé au DCPS pendant moins de 6 ans, vous aurez les possibilités suivantes :

1. recevoir, à votre départ, les avoirs inscrits à votre compte, sous la forme d’un capital ;
2. demander le transfert des avoirs inscrits à votre compte au régime de pensions de votre nouvel employeur ;
3. demander que les avoirs inscrits à votre compte restent placés dans le DCPS et retarder ainsi le moment où vous recevrez la prestation.

Si vous quittez l’OTAN en ayant cotisé au DCPS pendant six ans ou davantage, vous aurez, en plus, le droit de demander la conversion de votre capital en rente mensuelle.

Les affilié(e)s au DCPS bénéficient par ailleurs d’une couverture adéquate contre les risques d’invalidité et de décès en service.

Le système de gestion des performances s'applique à l'ensemble du personnel civil du siège de l'OTAN. Il fonctionne suivant un cycle annuel, qui comporte trois grandes étapes :

1. fixation d’objectifs ;
2. le bilan à mi-parcours ;
3. l’évaluation annuelle.

Ce système comprend également un mécanisme de médiation et de résolution des conflits, ainsi qu’une procédure de remontée d'information.

Des séances d'information sur le système de gestion des performances sont données à tous les nouveaux agents, qui reçoivent le « Mini-guide de l’utilisateur » dans les premiers jours qui suivent leur arrivée à l'OTAN.

La gestion des performances vise l’accomplissement de progrès au profit d’une meilleure efficacité de l'Organisation, des équipes et des personnes. Il s’agit d’un processus continu et évolutif au cours duquel les performances s'améliorent avec le temps. L'accent est mis sur la planification et l'amélioration des performances futures plutôt que sur une évaluation rétrospective des performances.

Le système de gestion des performances permet d'aligner les objectifs individuels sur ceux, plus vastes, de l'Organisation. Il prévoit un dialogue régulier et fréquent entre les agents et leurs supérieurs hiérarchiques sur les performances et les points à améliorer, et il favorise l'amélioration des compétences individuelles grâce à un plan de formation et de perfectionnement.

Les six premiers mois des contrats initiaux et des contrats de durée déterminée constituent une période probatoire. Au cours de cette période, le travail de l’agent est évalué afin que l’on puisse s’assurer qu'il possède les aptitudes requises pour exercer ses fonctions. À l’issue ou avant la fin de sa période probatoire, l’agent est avisé par écrit de la confirmation ou de la résiliation de son contrat ou, dans des cas exceptionnels, de la prolongation de sa période probatoire.

Les agents dont le lieu de résidence permanent au moment de leur recrutement est situé à 100 km ou plus du siège de l'OTAN ont droit au remboursement de leurs frais de voyage et de déménagement lors de leur prise de fonctions et de leur cessation de fonctions à l'OTAN. Les frais de voyage du conjoint et des enfants à charge ne sont remboursés que si l’agent a donné satisfaction à l’issue de la période probatoire.

On trouvera davantage d'informations sur les déménagements dans l'annexe I à la présente brochure.

La convention d'Ottawa prévoit que les agents civils à statut international (ci-après « les agents ») sont exempts d’impôts sur les émoluments qui leur sont payés par l’Organisation.

En règle générale, les agents sont recrutés au premier échelon du grade associé à leur poste. Sous réserve que leurs performances soient satisfaisantes, ils se voient accorder des échelons supplémentaires les années suivantes, jusqu’à parvenir à l’échelon le plus élevé de leur grade. Par ailleurs, moyennant accord du Conseil, les salaires de base font en principe l'objet d'un ajustement annuel compte tenu de l'évolution du pouvoir d'achat et du coût de la vie.

Échelle unique de rémunération

En 2019, le Conseil a approuvé la proposition visant à instaurer une nouvelle structure de rémunération au sein de l’OTAN, suivant les principes exposés par le Comité de coordination sur les rémunérations. Cette nouvelle structure, baptisée « échelle unique de rémunération », va progressivement remplacer la structure de rémunération ABCL (établie en 1958).

L’objet de cette mesure est double : d’une part, mettre en place une structure de rémunération souple et moderne, qui réponde aux divers besoins des organismes OTAN et assure la maîtrise des coûts à long terme ; d’autre part, réviser les barèmes des salaires en vigueur dans les pays d'affectation où l’Organisation éprouve des difficultés à recruter du personnel et à fidéliser ses effectifs.

Dans la structure de rémunération ABCL, les agents étaient répartis entre quatre catégories (A, L, B et C), correspondant à quatre types de fonctions ou de postes.

Dans l’échelle unique de rémunération, chaque poste est positionné sur cette échelle et est ainsi associé à l’un des 24 « grades OTAN » que celle-ci comporte. Le tableau des équivalences de grades figure ci-dessus. Le barème des salaires actuellement applicable en Belgique est consultable ici.

Indemnités/suppléments

Des indemnités/suppléments sont accordés à l’agent, en fonction de sa situation personnelle et familiale, sur présentation des pièces justificatives nécessaires. Ils sont minorés du montant des indemnités/suppléments de même nature dont bénéficierait par ailleurs le ménage ou l’agent célibataire. La liste des différents types d'indemnité/de supplément figure ci-dessous.

• Indemnité d’expatriation

Une indemnité d'expatriation est versée à tous les agents des grades OTAN 2, 5, 8, 10 et 24 qui, lors de leur engagement, n'ont pas la nationalité du pays hôte et ne résident pas sur le territoire de ce pays depuis au moins un an de façon ininterrompue.

Dans l’échelle unique de rémunération, l’indemnité d'expatriation équivaut à 10 % du salaire associé au premier incrément du grade. De la sixième à la dixième année, elle est réduite de deux points de pourcentage chaque année jusqu’à atteindre un montant nul la dixième année.

• Indemnité d'installation

Une indemnité d’installation est accordée à tout agent qui, à la date de son engagement, réside à plus de 100 kilomètres du lieu d’affectation et qui déménage du fait de sa nomination.

Pour les agents qui n’ont pas droit à l’indemnité d'expatriation, le montant de l’indemnité d'installation équivaut à un mois de salaire de base, auquel s'applique un plafond de 2 373 euros (pour Bruxelles) ajusté en fonction du taux de parité de pouvoir d'achat applicable au pays du lieu d'affectation.

Pour les agents qui ont droit à l’indemnité d'expatriation, le montant de l’indemnité d’installation correspond à un mois de salaire de base, auquel s'applique un plafond de 6 528 euros (pour Bruxelles) ajusté en fonction du taux de parité de pouvoir d'achat applicable au pays du lieu d'affectation.

• Supplément pour changement de zone géographique

Les agents ayant droit à l’indemnité d’expatriation qui changent de zone géographique* pour s’établir à proximité du lieu d’affectation ont droit, en outre, à un supplément équivalant à 75 % du montant de base de l’indemnité d’installation.

• Supplément pour mobilité

Les agents qui, du fait d’un transfert à un autre lieu d'affectation pour une durée minimale d’un an, déménagent à plus de 100 kilomètres ont droit à un supplément équivalant à 75 % du montant de base de l’indemnité d’installation.

Le supplément pour changement de zone géographique et le supplément pour mobilité ne peuvent pas être accordés au titre de la même installation.

• Supplément pour personne à charge

Le/La conjoint(e) de l’agent (au sens du Règlement du personnel civil) ou, en l’absence de conjoint(e), la première personne à charge ouvre droit à un supplément équivalant à 20 % du montant de base de l'indemnité d'installation. Chaque autre personne à charge ouvre droit à un supplément de 10 %. Le total des suppléments pour personne à charge, y compris le/la conjoint(e), est plafonné à 100 % du montant de base de l’indemnité d'installation. Le versement de ces suppléments est subordonné à la présentation de documents prouvant que les personnes concernées ont bien élu résidence chez l'agent au lieu d'affectation.

Versement de l’indemnité d'installation

L’indemnité est due à la date de l’entrée en fonction de l’agent pouvant y prétendre ou de son transfert à un autre lieu d’affectation. L’agent qui démissionne dans l’année suivant sa nomination ou son transfert est tenu de rembourser l’indemnité au prorata du temps restant à courir, sauf si il/elle démissionne [pour prendre immédiatement de nouvelles fonctions au sein de][parce qu’il/elle est immédiatement réengagé par] l’OTAN.

* EMO (Europe et Moyen-Orient), Afrique, Amériques (Amérique du Nord, Amérique centrale et Amérique du Sud), Asie et Pacifique (Extrême-Orient et pays du Pacifique).

Indemnités/suppléments liés à la situation familiale

Régime applicable aux agents entrés en fonction à l’OTAN à partir du 1er janvier 2017

• Allocation familiale de base de 369.26 EUR par mois (pour Bruxelles) pour les agents qui n’ont pas droit à l’indemnité d'expatriation et de 738.52 EUR par mois (pour Bruxelles) pour ceux qui y ont droit ; ces montants sont dus à partir du moment où l’agent et son/sa conjoint(e) établissent leur cellule familiale au lieu d’affectation, à condition que l’éventuel salaire du/de la conjoint(e) ne dépasse pas un plafond déterminé.
• Supplément pour enfant à charge de 369.26 EUR par mois par enfant (pour Bruxelles), en fonction de l'âge de l'enfant et à certaines conditions.
• Supplément pour parent handicapé ou à charge, à certaines conditions.
• Supplément pour enfant handicapé ou gravement handicapé.

Indemnité d'éducation

L’indemnité d’éducation est versée aux agents qui ont droit à l’indemnité d’expatriation et qui ont des enfants à charge fréquentant un établissement d’enseignement d’une manière régulière et à temps plein.

Pour les agents qui ont droit à l’indemnité pour enfant à charge et qui reçoivent l’indemnité d’éducation pour leurs enfants âgés de plus de 18 ans étudiant à temps plein, le droit à l’indemnité d’éducation ne peut pas être maintenu après que l'enfant a atteint l'âge de 24 ans.

Pour les agents qui ont droit au supplément pour enfant à charge, le droit à l’indemnité d’éducation ne peut pas être maintenu après que l'enfant a atteint l'âge de 22 ans.

Le versement de l’indemnité d’éducation cesse à la fin du mois au cours duquel l’enfant a son 24e anniversaire ou à la fin de l’année scolaire au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 22 ans.

Si l'enfant à charge a été appelé à effectuer un service militaire obligatoire, le versement de l’indemnité d’éducation peut être prolongé au-delà de ses 24 ans ou de ses 22 ans, pendant une période qui ne peut pas excéder la durée de ce service.

Le montant de l'indemnité d'éducation ne peut pas dépasser des plafonds déterminés.

On trouvera des informations plus détaillées à ce sujet dans l'annexe III du Règlement du personnel civil.

Le siège de l’OTAN est un environnement non-fumeur.

L'Association du personnel regroupe l’ensemble des agents. Elle est représentée par un Comité du personnel dont les membres sont élus et qui sert de canal de communication entre les autorités administratives et le personnel.

Carte d’identité spéciale

Bien que le personnel de l’OTAN jouisse d’un statut particulier en vertu de la Convention d’Ottawa, les nouveaux agents provenant de pays non membres de l’UE doivent se procurer, avant de venir en Belgique, un visa touristique court séjour d’une durée de validité de trois mois (voir ci‑après), en attendant l’obtention de leur contrat OTAN et la délivrance de leur carte d’identité.
Après la signature du contrat d’emploi à l’OTAN, les formalités de demande de carte d’identité spéciale pour l’agent et les membres de sa famille sont entamées par le Service Privilèges et immunités de l’OTAN. Environ quatre semaines plus tard, le ministère fédéral belge des Affaires étrangères délivre au nouvel agent, à son conjoint et à chacune des personnes à charge vivant sous son toit ce document d’identification personnelle, qui équivaut à un titre de séjour.

Pour information :

• La loi belge impose à tous les citoyens, quelle que soit leur nationalité, d’être en permanence en possession de leur carte d’identité.
•   À l’expiration de la période de 90 jours mentionnée plus haut, il est obligatoire d’être enregistré en Belgique.
• En vertu d’un arrêté royal de 1999, aucun permis de travail n’est nécessaire pour les travailleurs étrangers qui sont recrutés par une organisation internationale, à condition que leur apprentissage ne dépasse pas 12 mois.
• Au moment de la demande de carte d’identité spéciale, le passeport du demandeur doit encore être valide pendant au moins 12 mois.

Visas pour séjour de courte durée en Belgique (maximum 3 mois)

Toute arrivée en Belgique suppose un séjour sur le territoire belge, même de courte durée.

La législation belge définit un séjour de courte durée comme un séjour ininterrompu de 90 jours maximum ou plusieurs séjours successifs dont la durée totale ne peut excéder 90 jours, sur une période de six mois, sur le territoire de la Belgique, des États du BENELUX ou des États Schengen.

Les demandes de visa doivent être adressées à l’ambassade ou au consulat général de Belgique dans le pays dont le demandeur est ressortissant. Au moment d’introduire sa demande de visa, le demandeur doit être en possession de documents d'identité ou de voyage (un passeport, par exemple) reconnus par la Belgique, qui seront valides pendant encore au moins trois mois* à l’issue du séjour prévu.

Les participants à certains programmes parrainés par l’OTAN (les stagiaires, par exemple) n’ont pas besoin de visa s’ils proviennent de pays membres de l'UE.

Pour plus de précisions, on consultera le site web http://www.diplomatie.be/.

L’administrateur responsable au sein des Services Soutien du personnel veille à ce qu’une aide soit offerte à tous les nouveaux agents civils arrivant au Secrétariat international en vue de leur adaptation à leur nouvel environnement. Les membres du personnel recrutés en dehors du pays hôte reçoivent, avant leur arrivée, des informations générales sur la vie en Belgique et des conseils en ce qui concerne le logement et le système éducatif. Le responsable du Soutien du personnel fait désigner un parrain chargé de guider le nouvel agent durant ses premiers jours à l'OTAN. En outre, des journées d’accueil ont lieu tous les trois mois, au cours desquelles les derniers arrivés reçoivent des informations sur divers aspects du travail au siège de l'OTAN.

(NB : « TVA » = « BTW » en néerlandais)

 Au cours de leur première année de résidence en Belgique, les agents expatriés peuvent, à condition qu'il s'agisse de leur premier emploi dans le pays, acheter certains articles (tels que des meubles et des appareils électriques, ainsi qu'une voiture, dans certaines conditions spécifiques) sans payer la TVA.

Les informations concernant les formalités d'exemption de la TVA, ainsi que l'obligation de payer certaines taxes directes, seront communiquées par le Bureau des privilèges et immunités et le Bureau d'immatriculation (Ressources humaines).

La formation et le perfectionnement du personnel constituent une grande priorité. L’OTAN encourage les membres de son personnel civil international à suivre régulièrement des formations pour améliorer leurs aptitudes et leurs compétences, ou en acquérir de nouvelles, afin d’accomplir leurs tâches quotidiennes le plus efficacement possible. Le perfectionnement est le processus à plus long terme qui vise à maintenir les agents à niveau et à les aider à progresser constamment dans leurs connaissances, leurs aptitudes et leurs compétences, de sorte qu'ils puissent améliorer leurs performances et élargir leurs perspectives de carrière.

Les possibilités offertes sont nombreuses, et sont décrites dans un vaste catalogue des formations. Il s’agit notamment de stages et de programmes permettant d’améliorer les aptitudes dans des domaines tels que les langues, l’informatique, la direction, la gestion et l’administration, ainsi que de nombreuses autres compétences. L’évolution de carrière est encouragée et soutenue par le Service Valorisation des ressources humaines de l’OTAN.

Les membres du personnel du Secrétariat international travaillent 38 heures par semaine.

Le nouvel horaire, applicable tout au long de l’année, est le suivant:

• Du lundi au jeudi: de 8h30 à 17h30, avec une pause déjeuner d’une heure, à prendre entre 12 heures et 14 heures
• Le vendredi: de 8h30 à 15h30, avec une pause déjeuner d’une heure, à prendre entre 12 heures et 14 heures

Il est possible de travailler selon un horaire variable ou à temps partiel, mais de telles dispositions dépendent des besoins du service, et doivent être approuvées.