Sommet de l’OTAN

1. Les 11 et 12 juillet 2023, la Lituanie accueillera un sommet de l’OTAN, qui se tiendra à Vilnius. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l’Organisation. Elles se tiendront à LITEXPO – Lithuanian Exhibition and Congress Centre (Laisvės av. 5, 04215, Vilnius).
2. L'accréditation des médias pour l'événement est maintenant fermée. Les représentants des médias qui ont demandé une accréditation seront informés par courriel de l'état de leur demande.
3. Un centre de presse sera installé sur le site du sommet pour les médias accrédités ; il sera ouvert du 9 au 12 juillet. Par ailleurs, un bureau d’accréditation « spécial sommet » sera installé au Visitor Centre of the Seimas
   (Gedimino av. 60, 01110, Vilnius).

PROGRAMME DESTINÉ AUX MÉDIAS

4. Le détail du programme destiné aux médias sera mis en ligne fin juin ou début juillet. Toutefois, on peut déjà noter que l’ouverture officielle du sommet est prévue pour l’après-midi du 11 juillet, et sa clôture pour l’après-midi du 12.
5. Le programme destiné aux médias et les modalités de déplacement de leurs représentants seront publiés ici. Les dernières nouvelles seront communiquées sur le site web et le compte Twitter de l’OTAN (@NATOPress and @NATO).
6. Toutes les activités ouvertes aux médias seront retransmises en direct – au Centre de presse, en ligne et par satellite – par l’organisme de diffusion hôte. Les réunions bilatérales entre délégations ne font pas partie du programme officiel du sommet. Les demandes d’information relatives à ces réunions seront adressées aux délégations concernées.

LE BUREAU D'ACCRÉDITATION EST FERMÉ

7. Comme les demandes seront vraisemblablement nombreuses, celles qui auront été introduites hors délai ne seront pas traitées.
8. L’OTAN enverra aux intéressés un courriel de confirmation de leur accréditation, à l’adresse électronique utilisée pour l’inscription. Ce courriel leur indiquera comment ils pourront prendre possession de leur laissez-passer. Ils sont invités à se munir d’une version imprimée de ce courriel lorsqu’ils viendront retirer ce laissez-passer.
9. Compte tenu de l’espace disponible sur le site, il est recommandé aux agences de presse de limiter le nombre de représentants envoyés sur place.
10. Les représentants des médias qui auront été accrédités pour le sommet devront retirer personnellement un laissez-passer spécial au Bureau d’accréditation. Pour ce faire, ils produiront obligatoirement les documents suivants :

• la pièce d’identité ou le passeport qu’ils auront utilisé lors de la demande d’accréditation ;
• le document qu’ils auront utilisé lors de la demande d’accréditation pour prouver qu’ils travaillent pour un média (carte de presse et/ou lettre de ce média) ;
• le courriel de confirmation de l’accréditation.

À défaut, ils ne recevront pas leur laissez-passer.

11. Le laissez-passer devra être porté en permanence de manière visible. Le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une autre preuve d’identité. Il est conseillé d’arriver suffisamment à l’avance, en prévision des contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site.
12. Conformément à ses procédures d’accréditation, l’OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l’accréditation des représentants des médias qui abuseraient des privilèges qui leur sont accordés, feraient un usage inapproprié de leur accréditation ou agiraient de manière non conforme à ses principes.

ACCÈS

13. Le Bureau d’accréditation sera accessible par les transports publics de la ville de Vilnius ainsi que par navette, taxi ou véhicule personnel. Il sera possible de se garer à 500 mètres de ce bureau (A. Tumėnas str. 4). Cependant, le nombre de places de parking sera limité.
14. Pour accéder au Centre de presse, il faudra obligatoirement emprunter les navettes qui desserviront le Bureau d’accréditation. Les représentants des médias ne pourront pas se rendre par leurs propres moyens – ou le quitter – sur le site du sommet.

INSTALLATIONS DU CENTRE DE PRESSE

15. Le Centre de presse comprendra :

• une zone de travail équipée d’un système de télévision en circuit fermé (CCTV), d’un accès wifi et d’une connexion internet câblée ;
• des cabines de montage pour la télévision et la radio, en nombre limité ;
• un espace pour les conférences de presse, où seront aménagés des emplacements pour des interviews informelles avec de petits groupes de journalistes ainsi que des salles de différentes tailles pour les points de presse ;
• un comptoir d’information et un point d’accès pour les équipes de l’OTAN et des médias lituaniens ;
• une zone de restauration ;
• des emplacements extérieurs et intérieurs pour interventions « face caméra », en nombre limité ;
• une zone de stationnement pour les véhicules de retransmission par satellite ;
• la télévision en direct ;
• un studio de télévision entièrement équipé, avec câblage pour transmission en direct (qui ne pourra être utilisé que pour les interviews de chef d’État ou de gouvernement) ;
• un espace pour les réseaux de télévision qui souhaiteront installer leur propre studio (équipé de fauteuils et de tables basses).

16. Il n’est pas nécessaire de réserver les espaces aménagés dans la zone de travail : on pourra s’y installer librement.
17. Les cabines de montage pour la télévision et la radio ainsi que les emplacements pour interventions « face caméra » situés à l’extérieur ou à l’intérieur doivent être réservés à l’avance. Pour plus de précisions, on se reportera à la section « Diffusion », ci-dessous.

POOLS

18. Les représentants des médias visuels auront la possibilité de couvrir dans le cadre de pools les principales activités liées au sommet. Des précisions seront communiquées au sujet des pools en même temps que le détail du programme destiné aux médias.
19. Les représentants qui acceptent une place au sein d’un pool OTAN sont tenus de partager immédiatement et gratuitement, avec les autres représentants des médias accrédités qui en feraient la demande, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool, sans restriction quant à leur utilisation dans un but d’information. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont clients. Les représentants des médias et les agences de presse qui acceptent des documents d’un pool doivent les identifier comme tels lors de toute utilisation. Les documents de pools ne peuvent être utilisés que dans un but légitime d’information et ne peuvent pas être vendus.

DIFFUSION

20. Toutes les activités ouvertes aux médias seront retransmises en direct, par satellite (signal international), sur les écrans CCTV du Centre de presse et sur le site web de l’OTAN. Un signal TV de haute qualité sera disponible gratuitement
    au Centre de presse.
21. Des B-roll de qualité professionnelle pourront être téléchargés gratuitement sur le Portail multimédia de l’OTAN. Pour ce faire, les journalistes doivent s’inscrire : https://www.natomultimedia.tv/portal/Register.html. Pour toute précision, on écrira à content@natomultimedia.tv. 
22. La retranscription des propos publics et des points de presse du secrétaire général ainsi que les photos prises par les photographes de l’OTAN seront publiées sur le site web de l’Organisation.
23. Le Centre de presse comprendra un nombre limité de cabines de montage pour la télévision et la radio, disponibles sur réservation. Les demandes seront envoyées à Media.Bookings@VilniusSummit.lt avant le 3 juillet.
24. Ces cabines de montage seront équipées comme suit :

• tables et espace de travail pour 3 à 4 personnes ;
• lampe, prises électriques (blocs de distribution 230 V à 2 broches),
  porte verrouillable ;
• accès internet par wifi et par câble ;
• écrans de télévision ;
• accès au signal vidéo.

25. Des emplacements « face caméra » seront aménagés, en extérieur à proximité du Centre de presse avec vue sur le site du sommet, et en intérieur avec vue sur la zone de travail. Ils seront équipés d’un accès à l’électricité et à internet.
26. Les diffuseurs qui prévoient d’assurer une couverture continue en direct peuvent réserver un emplacement « face caméra » exclusif en écrivant à Media.Bookings@VilniusSummit.lt d’ici au 3 juillet.
27. Un studio de télévision entièrement équipé, avec câblage pour retransmission en direct sera mis à disposition, uniquement pour les interviews de chef d’État ou de gouvernement. Les demandes de réservation seront adressées à broadcastoperations@hq.nato.int.
28. Les diffuseurs qui souhaitent installer un studio pour la couverture continue en direct pourront utiliser un espace spécifique, relativement restreint, qui sera doté d’équipements de base (décor, accès à l’électricité et à internet). Les demandes de réservation et d’informations complémentaires seront adressées à Media.Bookings@VilniusSummit.lt d’ici au 3 juillet.
29. Les véhicules de retransmission par satellite pourront se garer dans la zone de stationnement extérieure, qui se situera à proximité du Centre de presse,
    à environ 350 mètres des emplacements « face caméra » extérieurs et de la zone des studios TV.
30. Ces véhicules auront accès à l’électricité, à internet (par câble) et au signal.
    Les équipes de télévision doivent apporter leurs propres câbles pour se connecter.
31. Un certain nombre de liaisons par fibre optique seront mises à disposition pour relier les cabines de montage et les emplacements intérieurs pour interventions « face caméra » à la zone de stationnement des véhicules de retransmission par satellite. En cas de besoin particulier ou de question technique, on écrira à Media.Bookings@VilniusSummit.lt.
32. Les représentants des médias pourront apporter leurs équipements encombrants et les véhicules de retransmission par satellite au Centre de presse le 9 juillet, sur rendez-vous. Pour ce faire, on écrira à Media@VilniusSummit.lt pour le 3 juillet. L’enlèvement de ces équipements et véhicules sera possible le 13 juillet
    entre 8 heures et 15 heures.

RESTAURATION

33. Des repas, boissons non alcoolisées et en-cas pourront être achetés pendant les heures d’ouverture du Centre de presse. Le paiement pourra se faire par carte de crédit ou en liquide.
34. Trois repas seront offerts gratuitement au Centre de presse, à savoir le déjeuner et le dîner du 11 juillet et le déjeuner du 12. Du thé, du café et de l’eau seront disponibles gratuitement pendant les heures d’ouverture du Centre de presse.

DIPLOMATIE PUBLIQUE

35. Une nouvelle édition du Forum public OTAN aura lieu pendant le sommet, sur le site même. Elle sera organisée par la Division Diplomatie publique du Secrétariat international de l’Organisation, en collaboration avec le Centre d’études sur l’Europe orientale, le German Marshall Fund of the United States, la Conférence de Munich sur la sécurité et l’Atlantic Council. Le programme sera publié à l’approche du sommet.

HÉBERGEMENT ET TRANSPORT

36. Les représentants des médias sont invités à réserver leur chambre dans les hôtels recommandés, en s’adressant directement à ceux-ci. La liste de ces hôtels est disponible ici. Ils peuvent tout aussi bien prendre d’autres dispositions de logement. Pour toute demande d’information concernant l’hébergement, on écrira à NATOVilnius.Hotels@urm.lt.
37. Le pays hôte organisera le transport des représentants des médias depuis l’aéroport de Vilnius jusqu’au Bureau d’accréditation et aux hôtels recommandés, ainsi qu’entre le Bureau d’accréditation et le Centre de presse.
38. L’itinéraire et l’horaire des navettes seront communiqués à l’approche du sommet aux médias accrédités.

SE RENDRE EN LITUANIE – VISAS

39. Les représentants des médias qui ont besoin d’un visa pour se rendre en Lituanie doivent effectuer eux-mêmes les démarches nécessaires pour l’obtenir. Ils trouveront des informations sur les exigences en matière de visa sur le site web du Département des affaires consulaires du ministère lituanien
    des Affaires étrangères : https://keliauk.urm.lt/en.
40. Pour toute question sur la procédure d’obtention d’un visa d’entrée en Lituanie, on consultera ce site web, ou on prendra contact avec l’autorité lituanienne compétente ou avec l’État membre de l’espace Schengen qui représente la République de Lituanie pour ce qui est des visas Schengen. La liste des autorités lituaniennes compétentes est disponible à l’adresse suivante : https://keliauk.urm.lt/en/entry-to-lithuania/visas/visa-authority-competent-for-examining-and-deciding-on-applications-/visa-authorities-of-the-republic-of-lithuania. Pour toute autre question relative aux visas, on écrira à NATOVilnius.Visas@urm.lt.
41. Avant son arrivée/départ, on prendra connaissance des dernières règles relatives aux voyages en avion publiées sur le site web de l’aéroport.

CONTACTS

42. On veillera à envoyer les demandes d’information à la bonne adresse.

• Accréditation des médias étrangers : NATOaccreditations@hq.nato.int
• Logistique générale et accès aux pools : Summitmediaoperations@hq.nato.int
• Réservation des cabines de montage télévision/radio : Media.Bookings@VilniusSummit.lt 
• Réservation des emplacements « face caméra » : Media.Bookings@VilniusSummit.lt
• Véhicules et équipements de retransmission par satellite : Media.Bookings@VilniusSummit.lt 
• Accès des matériels encombrants : Media.Bookings@VilniusSummit.lt
• Studio de télévision : broadcastoperations@hq.nato.int
• B-roll et diffusion de vidéos : content@natomultimedia.tv

Coordination des médias pour les sommets de l’OTAN
Mme Alina COCA – Summitmediaoperations@hq.nato.int

Coordination des médias pour la Lituanie
Mme Justė LAUKAGALĖ – Media@VilniusSummit.lt

Questions de fond et demandes d’interview
Pour l’OTAN : Formulaire de contact du Service Presse de l’OTAN

Pour la Lituanie : Mme Kristina BELIKOVA, conseillère du président de la République de Lituanie : kristina.belikova@president.lt